Sono abituato allo smartworking da diversi anni, impiegato come giornalista freelance e social media specialist per alcune aziende e case editrici.
Superata un’iniziale ritrosia per questa condizione lavorativa autonoma e spesso poco autorevole, che impone elasticità e iniziativa senza sosta né tutele, ho cominciato ad apprezzare lo smart working - arrivato a interessare il 58% delle grandi imprese italiane, nel 2019 - per almeno due ragioni: la possibilità (drasticamente ridotta per chi esce presto la mattina e rincasa a ora di cena) di godere appieno della mia abitazione, dei suoi spazi e delle sue luci diurne, e quella di calendarizzare la settimana lavorativa secondo le mie esigenze, senza ritmi da ufficio prestabiliti.
Così, sulla base della mia esperienza ho redatto, in queste giornate di decreti restrittivi e smart working obbligato, un mini prontuario per tutti coloro che, per la prima volta, si misurino col lavoro da casa: sono pochi semplici consigli per organizzare il proprio business fra le mura domestiche, capitalizzando il tempo a disposizione. Perché il “worklife balance”, come lo chiamano gli americani, è un traguardo che richiede metodo e motivazione.
Schematizza tutto
Il primo effetto collaterale da evitare, quando si lavora da casa, è quello di passare davanti al computer più tempo che in ufficio, perdendo di vista l’orologio e le scadenze. Creare una tabella puntuale delle ore a disposizione e delle attività da svolgere - la famosa “to do list” - è prioritario, evitando di rispondere a mail e telefonate di lavoro oltre l’orario prestabilito.
Puoi anche avvalerti della sveglia del telefono, o di app-agenda come Evernote, Any.do e Google Calendar, per cadenzare la giornata con promemoria o avvisi sonori e scritti (ricevibili via mail o sms). Come afferma Alan Hedge, direttore del Human Factors and Ergonomics Laboratory della Cornell University, “creare una routine strutturata aiuta mente e corpo ad adattarsi al nuovo ambiente di lavoro”
Crea un ambiente di lavoro produttivo
Chi ha la possibilità di riservare una stanza alle attività di smart working parte avvantaggiato. Tutti coloro che, invece, non dispongono di uno studio dedicato possono sfruttare un angolo della sala da pranzo, della cucina o della camera da letto, adibendolo a “home office”: preferenza accordata alle zone più luminose e confortevoli, finestrate e con porte che si chiudono (per scongiurare le interruzioni). Armati di un tavolo spazioso, o di una comoda consolle apribile, corredata di caraffa d’acqua (o bottiglia termica) e snack spezza-fame, evitando continui andirivieni dal frigo. Tieni ordinato il tuo angolo di casa-lavoro e non rinunciare al verde: la presenza delle piante da appartamento ha riscontrati effetti benefici sull’umore, la concentrazione e la produttività (che aumenta fino al 30% riducendo lo stress).
Vestiti e pulisci casa
Prima di iniziare a lavorare in casa, fai quello che faresti uscendo ogni mattina: rifai il letto e sistema ciò che è fuori posto. Non da ultimo, vestiti come se dovessi recarti in ufficio. Può sembrare un accorgimento futile, ma serve a dare ritmo alla giornata e scandire le azioni successive, valorizzando la tua autostima (cui la produttività è fortemente connessa: un atteggiamento dimesso chiama un basso rendimento) e scongiurando il rischio di essere impresentabili nel caso di una Skype call improvvisa.
Limita le distrazioni
Se hai dei figli il gioco si complica, perché è necessario incrociare le tue esigenze con le loro. In generale, nel caso di bimbi non troppo piccoli, è bene definire regole precise (bussare prima di entrare, chiedendo permesso) e predisporre in anticipo il cibo, gli abiti e tutto ciò che potrebbero chiederti, evitando le interruzioni. Tuttavia, se è vero che le distrazioni sono da tenere a bada, qualche break va concesso: una pausa di 15 minuti lontano dal monitor ogni due ore di lavoro - come insegnano i videoterminalisti - è il modo migliore per recuperare un po’ di concentrazione e riposare gli occhi.
Multitasking ma non troppo
Parti da un progetto e portalo a termine, quindi spuntalo sul notes e passa al successivo, evitando di sovrapporre a mo’ di panino troppi temi. Ma sopratutto, quando lavori dal tuo appartamento, non cadere nella tentazione di svolgere “i mestieri” (di casa) in contemporanea al tuo, di mestiere. Meglio ritagliarsi qualche minuto in coda alle pause per rassettare le stanze e arieggiare la casa, fare il bucato o vuotare la spazzatura, abbracciando il concetto di multitasking senza sfinirsi.
Non isolarti
Se condotto senza una ferrea autodisciplina, lo smart working può rivelarsi un lavoro eremitico e piuttosto monotono. Viceversa, chi è in grado di organizzarsi può andare in palestra a orari felici, curare i propri hobby e trovare tempo da dedicare a se stesso e agli altri. Evita di chiuderti al mondo lavorando a casa senza sosta, ed entra in contatto con altre persone (dal vivo o virtualmente: in quest’ultimo caso avvalendoti di app come Zoom meeting, per videochiamate a più teste) ogni 3-4 ore. Ascolta la radio (purché non risulti distraente) ed esci a fare passeggiare, quando possibile, evitando la troppa sedentarietà con esercizi di allenamento total body (di cui è piena la rete) e ricordando che stare seduti per periodi prolungati è dannoso quanto fumare.
